Nhiều nhà lãnh đạo đang mắc cùng một lỗi này khi lên kế hoạch làm việc hàng ngày – Học viện Doanh nhân MVV Academy

Nhiều nhà lãnh đạo đang mắc cùng một lỗi này khi lên kế hoạch làm việc hàng ngày

Aug 06, 2018

Nghiên cứu của trường kinh doanh Harvard về cách các CEO quản lý thời gian đã mang đến một số kết quả rất đáng chú ý.

Giáo sư Michael Porter cùng với chủ nhiệm khoa Nitin Norhia, hiện công tác tại trường kinh doanh Harvard, đã tiến hành thu thập thông tin cho nghiên cứu từ năm 2006 và mới đây đã đăng tải sơ lược những kết luận của mình trên Harvard Business Review.

Porter và Norhia đã đặt câu hỏi cho tất cả 27 CEO, chủ những doanh nghiệp có doanh thu trung bình là 13.1 triệu USD trong thời điểm diễn ra cuộc nghiên cứu. Họ đã theo dõi việc quản lý thời gian của các CEO này theo từng mốc 15 phút, và thực hiện trong vòng 3 tháng liên tiếp.

Ông Michael Port cho biết, một trong những điểm đặc trưng của những CEO quản lý thời gian tốt đó là họ xử lý công việc theo lịch trình. “Một CEO cần có những định hướng của riêng họ để xác định đâu là nơi họ muốn sử dụng thời gian riêng của mình” cho 3 đến 6 tháng tiếp theo. “Họ không thể chỉ phản hồi lại tất cả các yêu cầu được đặt ra”, Porter nói.

THỜI GIAN DÀNH CHO CÁC CÔNG VIỆC "PHÁT SINH" CHIẾM TỶ LỆ ĐÁNG BÁO ĐỘNG

Đáng chú ý, các tác giả cho biết rẳng, các CEO được nghiên cứu dành trung bình 36% thời gian "cho các công việc mang tính phản ứng với các công việc nảy sinh, cả trong nội bộ vẫn bên ngoài". (Các vấn đề này khác biệt với khủng hoảng, khi chúng gần với thói quen hơn và nói chung có ít ảnh hưởng hơn.)

Tác giả viết rằng "các CEO cần xác định cách phản ứng phù hợp cho những tình huống "nảy sinh" như vậy". Nếu không, họ có thể sẽ phải dành 100% thời gian để cân nhắc cách thức xử lý các tình huống ví dụ như một thành viên điều hành rời khỏi cuộc họp với vẻ mặt khó chịu.

Porter nhấn mạnh rằng nghiên cứu của ông có thể áp dụng được cho các nhà lãnh đạo nói chung chứ không chỉ riêng các CEO. Và thực tế là, hầu hết các nhà quản lý đều hiểu được cảm giác bị cắt ngang liên tục bởi nhân viên khi đang cố gắng tập trung vào một dự án nào đó.

HÃY LÊN KẾ HOẠCH CHO NHỮNG CÔNG VIỆC MANG TÍNH "PHẢN ỨNG"

Vậy một nhà quản lý cần làm gì? Làm sao để lập thời khóa biểu cho một ngày hoặc cả một tháng, nếu bạn không biết phải loại bỏ những công việc nào?

Rebecca Newton, giáo sư về quản trị tại London School of Economics, khuyên các nhà lãnh đạo nên "lên kế hoạch thời gian thực tế dành cho công việc mang tính phản ứng". Ví dụ, nếu bạn biết rằng bạn dành khoảng 40% thời gian một ngày để phản hồi các yêu cầu của nhân viên hoặc đối phó với với hoàn cảnh, hãy chỉ lên kế hoạch công việc cho 60% thời gian của 1 ngày.

Trong khi đó, Cal Newport, giáo sư khoa học máy tính tại Đại học Georgetown, tác giả cuốn sách "Deep Work", đã viết trên blog của mình rằng bạn nên lên kế hoạch cho từng phút một của ngày làm việc - kể cả cho những công việc mang tính phản ứng. Newport cũng đề xuất rằng các nhà quản lý nên phân chia thời gian thành từng khối có kết thúc mở, dành cho các mục tiêu thứ cấp, ví dụ như "phản hồi yêu cầu của khách hàng; nếu còn thời gian thì làm cho dự án X."

Sự linh hoạt có chủ đích chính là chìa khóa cho các CEO và quản lý ở mọi cấp độ. Theo cách này, các nhà lãnh đạo sẽ tránh được cảm giác thất vọng khi không thể theo được lịch trình chi tiết tới từng phút mà bản thân đã cẩn thận đặt ra.

Các bí quyết của kỹ năng lãnh đạo sẽ được truyền tải tại học phần "Lãnh đạo trong kỷ nguyên mới - Leadership 4.0" thuộc chương trình "Quản trị Kinh doanh Thông minh - iCEO". Học phần được hướng dẫn bởi HLV Đào Thu Hiền, Thạc sỹ Đại học Harvard và từng có 10 năm làm việc tại Bloomberg, New York.

Nguồn: Business Insider (Too many leaders make the same mistake when scheduling their workdays)