7 bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp cho SMEs

Không có các yếu tố đặc biệt nào, đa số doanh nghiệp nhỏ phải trở nên “quyết liệt” hơn trong cách xây dựng văn hóa công ty thành công. Tôi cho rằng những gì họ đang làm là ví dụ thực tế các doanh nghiệp có thể học hỏi. Tôi không nói rằng các doanh nghiệp lớn không làm những gì đáng kinh ngạc, nhưng theo tôi, nên tập trung vào “hoạt động công ty tôi có thể thực hiện” hơn là “những gì tôi muốn làm nếu tôi có ngân sách khủng”.

Gần đây tôi đã trao đổi với hai doanh nghiệp nhỏ khác nhau đến từ hai lĩnh vực khác nhau về cách họ xây dựng, định nghĩa và đo lường văn hóa công ty thành công. Dựa theo cuộc trò chuyện của chúng tôi, dưới đây là các bước mà mọi doanh nghiệp có thể thực hành để xây dựng văn hóa công ty lớn mạnh:

Bước 1: Xác định rõ văn hóa và giá trị mà công ty mong muốn đạt được

Michael Monteiro, CEO của Buildium (một công ty phần mềm quản lý tài sản đang phát triển bên ngoài Boston) tin rằng để xây dựng văn hóa công ty thành công, bạn phải trả lời ba câu hỏi cốt lõi sau:

1. Lí do công ty chúng ta làm công việc này (Tại sao chúng ta tồn tại?)

2. Chúng ta tin vào điều gì (Giá trị là gì?)

3. Chúng ta mong muốn đi đến đâu cùng công ty (Tầm nhìn của công ty là gì?)

Michael thừa nhận trong những năm đầu của Buildium, rất khó khăn để xây dựng văn hóa công ty một cách rõ ràng nếu không trả lời những câu hỏi này. “Thiếu câu trả lời cho các câu hỏi cơ bản này, chúng tôi không biết liệu chúng tôi có thực sự đúng hướng hay không. Mọi thứ khá ổn trong những năm đầu khi chúng tôi ở trạng thái sinh tồn, nhưng khi thời gian qua đi, nhân viên ngày càng muốn biết công ty sẽ phát triển đến đâu.”

Michael đưa ra lời khuyên này cho các doanh nghiệp nhỏ: Đừng trì hoãn những gì quan trọng.

“Tập trung vào văn hóa của bạn càng sớm càng tốt. Phúc lợi – bia, đồ ăn vặt miễn phí, bàn chơi bóng bàn – sẽ chỉ giúp bạn tạm thời, nhưng cuối cùng, mọi người muốn biết bạn sẽ đi đến đâu và tại sao họ làm công việc họ đang làm. Nếu không có văn hóa được xác định, nhân viên trở nên mất niềm tin; họ sẽ rời đi”

Cũng rất quan trọng khi đảm bảo rằng những giá trị này là thành phần của trải nghiệm công việc hàng ngày của nhân viên. “Chắc chắn bạn không chỉ treo những giá trị này trên tường. Đưa chúng vào thực tiễn trong công ty bạn. Sau đó tưởng tượng sẽ ra sao khi thực hiện những điều bạn đã mô tả, sẽ cần làm gì để đúng với tầm nhìn công ty và giá trị đã đề ra.” Michael bổ sung.

Bước 2: Nhìn lại văn hóa doanh nghiệp hiện tại của bạn – và xem xét nếu cần thay đổi

Sarah Larson, đối tác và Giám đốc nhân sự của Third Rock Ventures, có nhiều năm kinh nghiệm xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong suốt sự nghiệp của bà. Third Rock Ventures là một công ty đầu tư mạo hiểm đã thành lập và xây dựng công ty Life Science and Biotech (Khoa học đời sống và công nghệ sinh học). Nói chung, xây dựng văn hóa ở công ty startup là điều mà Sarah đã làm vô số lần.

Khi được hỏi về cách bà bắt đầu xây dựng văn hóa công ty từ vạch xuất phát, Sarah nói: “Văn hóa khởi đầu từ chính người đầu tiên. Dù bất cứ tình huống nào xảy ra trong công ty, bộ quy chuẩn niềm tin và giá trị sẽ thiết lập nền móng ban đầu. Sẽ không lâu (khoảng 5-10 người) để có thể thấy văn hóa tồn tại như thế nào,” bà nói. “Đây là khi bạn có thể bắt đầu chủ động thay đổi nếu bạn muốn”.

Ví dụ, Sarah nói rằng nếu bạn lo lắng về mức độ năng lượng trong nhóm (có thể họ quá thư thái), hãy đưa ra quyết định thận trọng tuyển dụng nhân sự nhiệt huyết hơn. Hoặc nếu bạn cảm thấy đang bị “tư duy tập thể” – có thể nhân viên xuất thân từ các công ty startup hoặc từ các công ty dược lớn – hãy thay đổi đi. “Xây dựng một công ty từ vạch xuất phát thực tế là cách xây dựng văn hóa dễ dàng nhất. Rất khó thay đổi một khi đã ăn sâu rồi”, Sarah chia sẻ.

Cuối cùng, trong giai đoạn đầu phát triển văn hóa doanh nghiệp, đừng đánh giá thấp tầm quan trọng của Ban lãnh đạo và ảnh hưởng của họ đến văn hóa. “Đầu tư vào văn hóa lãnh đạo cũng như vào văn hóa công ty: Trong các công ty nhỏ, vai trò của Ban lãnh đạo thường mật thiết và liên quan đến tổ chức hơn, có tầm ảnh hưởng lớn đến văn hóa.”

Bước 3: Tìm được người giao tiếp tốt với đội ngũ

Rõ ràng, tuyển dụng người có tính cách và nền tảng văn hóa phù hợp có ảnh hưởng không nhỏ đến cách công ty tạo dựng văn hóa. Sarah nói rằng có một kiểu nhân viên cốt lõi có thể thực sự hỗ trợ tạo ra sự khác biệt trong giai đoạn đầu xây dựng văn hóa – người giỏi làm việc với người khác.

“Tôi tin rằng một trong những nhân sự thiết yếu nhất có càng sớm càng tốt là người giỏi làm việc với người khác. Bạn cần chuyên gia đã được đào tạo về văn hóa để giúp đỡ phát triển những gì bạn đang xây dựng và nhận ra có đi đúng hướng hay không”, bà ấy nói. Điều đó không có nghĩa là thuê một người làm quản trị nhân lực. “Nhiều người có suy nghĩ sai lầm rằng chỉ vì một số người là chuyên gia quản trị nhân lực, họ “tạo dựng” văn hóa. Việc này có thể không đúng. Tự hỏi bản thân bạn, người này đã từng ở trong cuộc và chứng kiến những kiểu văn hóa khác thường chưa? Bởi nếu họ chưa từng, bạn mong chờ gì việc họ có thể tạo ra nó cho bạn?”

Trong khi người giỏi làm việc với người khác là một phần quan trọng có ích trong xây dựng văn hóa, đừng sai lầm đặt trọn vai trò của văn hóa lên một người. “Văn hóa không phải là ‘công việc của quản trị nhân lực’. Đó là trách nhiệm của mọi người và phải là yêu cầu chiến lược hàng đầu,” Sarah nói.

Bên cạnh đó, khi chúng ta liên tục nghe về những sự kiện và hoạt động giải trí mà một số công ty đáng ngưỡng mộ nhất trên thế giới tổ chức, chúng ta cần nhớ rằng những hoạt động và giải trí này trong các công ty nhỏ là đồng xu hai mặt. “Văn hóa không chỉ là sự kiện xã hội: Đừng tạo ra một “mớ thú vui vô nghĩa” chỉ vì bạn nghĩ bạn có một văn hóa vui vẻ và hòa nhập. Các công ty nhỏ rất bận rộn. Sự kiện xã hội chiếm mất thời gian làm việc của mọi người. Vì vậy hãy làm điều có nghĩa,” Sarah nhấn mạnh.

Bước 4: Đầu tư thời gian vào xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng

Thương hiệu nhà tuyển dụng của bạn là những gì nhân viên nghĩ, cảm nhận và chia sẻ về công ty như là một nơi làm việc đúng nghĩa.

“Tôi có niềm tin mạnh mẽ vào quyền năng của thương hiệu nhà tuyển dụng và khả năng diễn tả bằng lời về văn hóa của bạn qua các kênh khác nhau,” Michael nói. “Trong cuộc chiến tuyển dụng ngày nay, ứng viên luôn khá bị động. Trao cho họ một cơ hội để trao đổi trước khi gặp gỡ, cho phép họ đưa ra ý kiến và đánh giá kì vọng của họ một khi họ vào làm sẽ tạo ra cấp độ tuyển dụng khác,” Michael bổ sung.

Sarah nói rằng bà hứng thú với cách một số ít công ty (công nghệ sinh học) xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng của họ. “Khi tôi ở Foundation Medicine, chúng tôi là một trong những người tiên phong trong Công nghệ sinh học có tiếng về thương hiệu nhà tuyển dụng. Công nghệ sinh học nổi tiếng là ngành “an toàn” vì thương hiệu của nó. Chúng tôi đã thấy kết quả tức thời và ngày càng gia tăng.”

Michael nói thêm rằng Buildium cũng hiểu tầm quan trọng thực sự của thương hiệu nhà tuyển dụng nổi tiếng. Theo Michael “Sử dụng văn hóa và giá trị của bạn để tuyển dụng. Bạn muốn nhân viên biết họ trở thành thành viên vì điều gì, và bạn muốn họ mong muốn là một phần trong đó. Nếu họ hiểu được tầm nhìn và những gì quan trọng đối với bạn, mọi người có thể dễ dàng đi đúng hướng."

Bước 5: Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng của bạn để đảm bảo rằng bạn tuyển đúng người

Về vấn đề tuyển dụng, “dành thời gian chuẩn bị và đầu tư ở bước đầu sẽ đem lại hiệu quả vì trong một công ty nhỏ, việc mắc phải sai lầm là khá rõ ràng,” Sarah nói. Tôi hoàn toàn đồng ý với quan điểm này. Những người bạn thuê đầu tiên không chỉ ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn, mà còn ảnh hưởng đến văn hóa. Tôi thường thấy nhiều doanh nghiệp nhỏ thuê người vì kĩ năng trong giai đoạn đầu (vì nhu cầu) nhưng họ không đặt tầm quan trọng lên khía cạnh văn hóa trong việc đánh giá nhân sự mới.

Dưới đây là một số biện pháp để đảm bảo xây dựng quy trình tuyển dụng đúng người:

1. Chắc chắn rằng ứng viên đánh giá cao văn hóa và giá trị của bạn : Nếu người mới phù hợp với văn hóa và giá trị của bạn, mọi người dễ dàng đi đúng hướng hơn, theo Michael. Có một số câu hỏi phỏng vấn có thể giúp bạn đánh giá nếu một ứng viên chia sẻ giá trị công ty bạn.

2. Chia nhóm và kiểm soát quá trình phỏng vấn: Tối ưu cuộc phỏng vấn của bạn và tận dụng nhóm phỏng vấn để truyền tải càng nhiều thông tin càng tốt. Mặc dù là một người phỏng vấn tốt đến cỡ nào, không ai có thể đưa ra bức tranh toàn cảnh trong 45 phút. Phân chia lĩnh vực khác nhau cho nhóm phỏng vấn để bao hàm các thông tin (kĩ năng, phù hợp văn hóa, kinh nghiệm v.v). Nếu bạn phân chia lĩnh vực phỏng vấn khác nhau (và người phỏng vấn) cho chủ đề khác nhau, kết quả là trò chuyện sâu hơn, đối thoại khác nhau và thấu hiểu rõ ràng hơn với mỗi ứng viên.

3. Ưu tiên thái độ hơn kĩ năng và kinh nghiệm: Là một doanh nghiệp nhỏ đang phát triển, việc dễ làm đó là thuê người có thể làm việc “ngay lập tức” mà đào tạo càng ít càng tốt. Hầu hết doanh nghiệp nhỏ thuê người đang làm công việc chính xác như họ cần. Trong khi những nhân sự này chịu ảnh hưởng ngay lập tức (thông thường), bạn cần đặt câu hỏi liệu họ sẽ làm việc với bạn lâu dài sau khi nhu cầu/công việc hiện tại không còn. Tôi đã thấy nhiều khách hàng thành công lâu dài hơn khi thuê người không đủ 10/10 kĩ năng hay kinh nghiệm họ cần, nhưng đạt 6-7 và phù hợp tuyệt đối văn hóa công ty, thực sự hài lòng với cơ hội được trao. Những người được thuê này có xu hướng ở lại lâu hơn và có khả năng phát triển lên một vai trò mới khi công ty lớn mạnh.

4. Đừng thuê “bản sao”:“Phù hợp văn hóa” không có nghĩa một nhân viên mới được thuê phải có ngoại hình giống, suy nghĩ giống và hành động giống bạn và nhóm của bạn. Nghĩ về nó như là một “điểm cộng văn hóa” – người sẽ mang đến sự đa dạng ý kiến, suy nghĩ, kinh nghiệm và nền tảng văn hóa? Hiểu rõ việc này khi bạn tuyển dụng sẽ giúp mang đến văn hóa cân bằng và đa dạng cho tổ chức của bạn.

Bước 6: Tìm cách củng cố liên tục các giá trị cốt lõi

Tổ chức các chương trình và kế hoạch mới phù hợp nhấn mạnh giá trị cốt lõi, tạo ra cộng đồng trung tâm của văn hóa là chìa khóa thúc đẩy văn hóa của bạn. Ở Buildium, họ chỉ làm việc này và bắt đầu với giải thưởng văn hóa.

“Tất cả giải thưởng của chúng tôi đều được đề cử. Chúng tôi nghĩ đây là một cách hay để cảm ơn những người luôn sống theo giá trị của chúng tôi và làm nhiều hơn thế,” Michael nói.

Một số giải thưởng trong đó bao gồm:

• Giải Sáng lập – một giải thưởng hàng năm được trao cho nhân viên thể hiện giá trị cốt lõi xuất sắc nhất và đại diện tiêu biểu nhất cho ý nghĩa của một người “Buildian”.

• Giải Giá trị cốt lõi “Animal” – một giải thưởng hàng tháng được trao cho nhân viên thể hiện giá trị cốt lõi tốt nhất. Đó thực sự là nhân vật “Animal” trong Muppets – Đại nhạc hội rối.

Những chương trình giá trị cốt lõi Buildium khác bao gồm “Tuần lễ tình nguyện” tổ chức 4 lần một năm và gặp gỡ toàn bộ công ty hàng tháng với nhiều hoạt động giao lưu. Michael tin rằng “sống” theo những giá trị này cũng tạo ra một văn hóa cũng có thể có ảnh hưởng thực sự đến khách hàng.

“Chương trình không phải cái tôi yêu thích mà là những hành động nhỏ có ý nghĩa nhiều hơn mong đợi: Gửi hoa cho khách hàng khi chúng tôi biết kỉ niệm 30 năm đám cưới của họ; đặt một chuyến xe Uber cho khách thuê của khách hàng đang gặp phiền phức; gửi bữa ăn được đồng nghiệp chuẩn bị khi họ và gia đình trải qua thời kì khó khăn. Bạn sẽ không thấy bất cứ điều nào trên đây trong sổ tay công ty. Đây là những ví dụ về nhân viên của chúng tôi thể hiện một người Buildian là như thế nào. Đó là văn hóa mà chúng tôi tự hào,” Michael nói.

Bước 7: Đo lường nếu văn hóa của bạn thực sự thu hút được ứng viên tiềm năng

Vì không có nhiều công cụ và nguồn lực để quản lý, thực tế bạn đo lường văn hóa của bạn khiến mọi người tin tưởng và trở thành một phần trong đó như thế nào?

Để làm được điều này, Michael muốn đo một thứ gọi là “Lòng tự hào của nhân viên”.

“Chúng tôi đo tính hiệu quả bằng một số cách, bao gồm khảo sát tuyển dụng nhân viên, tỷ lệ giới thiệu nhân viên, tỷ lệ nghỉ việc tự nguyện và nhân viên đánh giá, phản hồi về công ty. Những đo lường này cho chúng tôi biết liệu có đang suy nghĩ đúng hướng liên quan đến việc tạo ra trải nghiệm nhân viên mà chúng tôi muốn xây dựng.”

Tuy nhiên, Michael cảnh báo rằng có những giới hạn mà bạn có thể đo lường thông qua các chỉ số. “Chúng tôi nhận thấy rằng những gì không thể đo lường rất quan trọng. Đó là những gì bạn có thể thấy và cảm nhận xung quanh mình. Chúng tôi luôn đặt ra câu hỏi: "Việc này sẽ giúp nhân viên thấy đây là nơi làm việc tốt nhất họ đã từng làm việc đúng không?" và "Có phải chúng ta đang đặt tiêu chuẩn cao nhất cho cách doanh nghiệp phải làm?". Kết quả dẫn đến một môi trường nơi nhân viên nâng đỡ lẫn nhau và chúng tôi thấy họ đang làm mọi thứ có thể để phục vụ khách hàng tốt hơn.”

Sarah nghĩ tuyển dụng cũng có thể là một dấu hiệu đo lường hiệu quả văn hóa. “Bạn liệu sẽ chiến thắng cuộc chiến nhà tuyển dụng mà không tăng thêm chế độ thưởng quá mức?” bà ấy hỏi. Sarah cũng nói một phương pháp đo lường đơn giản là nhìn vào lợi nhuận. “Đa số mọi người không nghĩ đến việc xem xét năng suất và doanh thu (để đo lường tuyển dụng). Con người hạnh phúc sẽ làm việc tốt hơn. Đó là sự thật.”

Kết luận

Có một điều Sarah nói mà tôi thực sự tâm đắc:

“Cân bằng cuộc sống và công việc không phải là một “công việc” trong các doanh nghiệp nhỏ. Hãy chấp nhận và thành thật về điều đó. Tạo ra một môi trường nơi bạn tin tưởng vào sức mạnh của quá trình tuyển dụng để thuê được nhân viên mới hiểu được cam kết họ hứa hẹn, những gì khiến họ thành công, những gì họ kì vọng và những gì họ mong đợi từ bạn.”

Văn hóa tạo ra sự khác biệt lớn trong việc thu hút và giữ chân nhân tài – cũng như kinh doanh thành công. Gia nhập vào một startup hay công ty 100 người sẽ rất khác so với tham gia vào một công ty 100,000 nhân viên. Đúng vậy, công ty đa quốc gia khổng lồ “hấp dẫn” đang làm rất nhiều điều đáng kinh ngạc, nhưng những gì họ làm có thể khó học theo khi công ty bạn chỉ có 5-200 người.

Cách xây dựng văn hóa thành công mỗi tổ chức khác nhau, nhưng “những câu chuyện thực tế” văn hóa thành công cho các doanh nghiệp nhỏ từ cuộc trò chuyện với Sarah và Michael rất hấp dẫn (và quan trọng) đối với tôi. Bất cứ công ty nào không kể ngành nghề hay quy mô có thể học tập từ lời khuyên của họ.

Như đã hứa, một số ví dụ thực tiễn và lời khuyên cho các bạn để xây dựng văn hóa doanh nghiệp mà không cần một ngân sách khủng và nhiều nguồn lực. Xây dựng văn hóa công ty là một trong những nỗ lực quan trọng nhất của bất cứ doanh nghiệp SME nào – đó cũng là yếu tố then chốt trong việc tuyển dụng và giữ chân lực lượng lao động năng suất cao của doanh nghiệp bạn.

Theo Ed Nathanson - Linkedin Business