MVV Academy khai giảng khóa học "Nghệ Thuật Bán Hàng" tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh
0 DAYS
0 HRS
0 MNS
0 SECS
Tìm Hiểu Thêm
X

Hầu hết các nhà quản lý không biết cách để huấn luyện nhân viên nhưng họ có thể dễ dàng học được kỹ năng này

Jun 26, 2019

kỹ năng huấn luyện

Bạn có thành công trong việc huấn luyện các nhân viên của mình không?

Trong nhiều năm nghiên cứu và làm việc với những doanh nghiệp về vấn đề này, chúng tôi nhận thấy rằng khi những nhà điều hành nói ‘có’ thì họ đã trang bị không tốt để trả lời câu hỏi. Tại sao? Bởi vì nhiều nhà quản lý có xu hướng nghĩ rằng: họ đang huấn luyện nhân viên trong khi việc họ làm chỉ là bảo nhân viên phải làm gì.

Theo Sir John Whitmore, nhân vật hàng đầu trong huấn luyện điều hành đã định nghĩa huấn luyện như sau: “Khai sáng tiềm năng của một người để tối đa hóa năng lực của họ. Điều này giúp họ học được tốt hơn là chỉ dạy họ.” Khi bạn thực hiện đúng hướng, huấn luyện có thể giúp nhân viên tích cưc tham gia hơn; việc đưa chuyên môn của bạn để xứ lý một tình huống cụ thể, tạo động lực tốt hơn là việc bạn được nói phải làm gì.

   

Gần đây, tôi và những đồng nghiệp đã thực hiện một nghiên cứu chỉ ra rằng hầu hết các nhà quản lý không hiểu đào tạo thực sự là gì và điều này cũng giúp làm sáng tỏ cách khắc phục vấn đề. Tin tốt là những nhà quản lý có thể cải thiện kỹ năng huấn luyện của họ trong một khoảng thời gian ngắn (15 giờ) nhưng họ cũng phải có sự đầu tư vào kỹ năng huấn luyện ngay từ ban đầu. Dự án nghiên cứu này vẫn đang được tiến hành, nhưng chúng tôi muốn đưa ra một cái nhìn thoáng qua vào phương pháp luận và những phát hiện ban đầu của chúng tôi:

Đầu tiên, chúng tôi yêu cầu những người tham gia tiến hành huấn luyện một cá nhân khác về chủ đề Quản Lý Thời Gian (Time Management). Tổng cộng, 98 người có lịch sử tham gia các chương trình đào tạo về Kỹ Năng Lãnh Đạo đã đăng ký - họ đến từ nhiều lĩnh vực và công việc khác nhau. 1/3 số người tham gia là nữ và 2/3 là nam; độ tuổi trung bình của họ là 32, có 8 năm kinh nghiệm làm việc và khoảng 3,8 năm kinh nghiệm làm lãnh đạo. Các cuộc đào tạo huấn luyện kéo dài năm phút và được quay video.

Sau đó, các băng ghi hình này được đánh giá bởi những người tham gia khác trong khóa học đào tạo thông qua hệ thống đánh giá trực tuyến (online peer review system). Chúng tôi cũng yêu cầu 18 chuyên gia huấn luyện đánh giá cuộc hội thoại này. Tất cả các chuyên gia đều có bằng thạc sĩ hoặc tốt nghiệp trong lĩnh vực huấn luyện, với trung bình 23,2 kinh nghiệm làm việc và 7,4 năm kinh nghiệm làm huấn luyện.

Những người tham gia sau đó nhận được đào tạo trực tiếp trong hai nhóm 50 người, chia thành nhiều nhóm nhỏ cho việc luyện tập, phản hồi và phản ánh xung quanh những kỹ năng huấn luyện khác nhau. Cuối cùng, chúng tôi quay thêm video một vòng huấn luyện ngắn khác, chúng được đánh giá lại một lần nữa được đánh giá bởi những người đồng nghiệp và những chuyên gia huấn luyện.

Tổng cộng, chúng tôi đã thu thập và phân tích hơn 900 đánh giá được ghi lại về các cuộc hội thoại huấn luyện (trước đào tạo và sau đào tạo), kèm những khảo sát hỏi những người tham gia về thái độ và những trải nghiệm của họ trước và sau khi tham gia khóa đào tạo.

Điều đáng chú ý nhất ở đây là khi được yêu cầu sử dụng kỹ năng huấn luyện, nhiều nhà quản lý lại thể hiện hành động của sự tư vấn. Về cơ bản, họ chỉ đơn giản cung cấp cho người khác lời khuyên hay giải pháp. Chúng tôi thường nghe những lời bình luận như: “Trước tiên bạn làm điều này” hoặc “Tại sao bạn lại không làm điều đó?”

 

Nghiên cứu của chúng tôi đã xem xét cụ thể cách bạn có thể đào tạo mọi người trở thành những huấn luyện viên giỏi. Chúng tôi tập trung vào việc phân tích 9 kỹ năng đào tạo lãnh đạo sau đây, dựa trên tài liệu hiện có và những trải nghiệm thực tế của chúng tôi về huấn luyện lãnh đạo:

• Lắng nghe

• Đặt câu hỏi

• Gửi phản hồi

• Hỗ trợ thiết lập mục tiêu

• Thể hiện sự đồng cảm

• Để cho những người được huấn luyện được đưa ra giải pháp của riêng họ

• Nhận diện và chỉ ra những điểm mạnh

• Cung cấp cấu trúc

• Khuyến khích cách tiếp cận tập trung vào giải pháp

Sử dụng các chuyên gia huấn luyện kết hợp đánh giá nền tảng làm cơ sở cho các nhà quản lý, chúng tôi đã xác định được điểm tốt nhất, tệ nhất và những yếu tố cần được cải thiện nhất trong huấn luyện. Các kỹ năng mà những người tham gia tốt nhất trước khi đào tạo là lắng nghe, được các chuyên gia của chúng tôi đánh giá “trung bình”. Sau khóa đào tạo, các chuyên gia đánh giá xếp hạng tăng 32,9%, kết quả là lắng nghe được “gắn mác” là “trung bình đến tốt.” Các kỹ năng mà những người tham gia gặp khó khăn nhất nhất trước khi đào tạo là “nhận diện và chỉ ra các điểm mạnh” và “cho phép những người được huấn luyện viên đưa ra giải pháp riêng của họ.”

Trước đây, những người tham gia được đánh giá là “kém” trước khi đào tạo và tỷ lệ cải thiện đạt “trung bình” sau khi quá trình huấn luyện kết thúc. Rõ ràng, đây là một phạm vu mà các nhà quản lý cần nhiều thời gian để thực hành, đôi khi chúng dường như là một thứ gì đó cần được huấn luyện theo những hướng khác nhau. Thật thú vị, khía cạnh cải thiện nhất của việc đào tạo là “để những người được huấn luyện đưa ra giải pháp của họ.” Khái niệm này cho thấy mức gia tăng trung bình là 54,1%, điều này đã chuyển chúng từ xếp hạng “kém” sang “trên mức trung bình một chút.

Tổng quan hơn, trung bình nhiều đánh giá của những người tham gia bởi những chuyên gia trước và sau khóa đào tạo dẫn đến sự gia tăng 40,2% trong xếp hạng khả năng huấn luyện qua 9 tiêu chuẩn. Đây được cho là một sự tiến bộ vượt bậc đối với một chương trình đào tạo ngắn.

Các tổ chức học được gì từ nghiên cứu của chúng tôi? Đầu tiên, bất kỳ cách tiếp cận nào đối với việc huấn luyện nên bắt đầu bằng cách xác định rõ ràng đó là gì và những kiểu quản lý hành vi của các nhà quản lý khác nhau như thế nào. Sự thay đổi trong tư duy tạo ra một nền tảng đào tạo và cung cấp cho những nhà quản lý một tập hợp kỳ vọng rõ ràng.

kỹ năng huấn luyện nhân viên 

Bước tiếp theo là để các nhà quản lý thực hành huấn luyện trong một môi trường an toàn trước khi để họ làm việc với đội ngũ của họ. Một tin tốt đến từ kết quả của việc nghiên cứu đó là bạn không nhất thiết đầu tư nhiều tháng trong việc đào tạo để thấy được sự khác biệt. Tuy nhiên, bạn cần đầu tư vào một vài hình thức đào tạo. Ngay cả khi một vài khóa học ngắn nhưng nhắm vào những kỹ năng phù hợp có thể cải thiện đáng kể kỹ năng huấn luyện các nhà quản lý.

Bất kể chương trình bạn chọn là gì, hãy đảm bảo đủ thời gian cho những người tham gia phản ánh về khả năng huấn luyện của họ. Trong nghiên cứu của chúng tôi, các nhà quản lý đánh giá khả năng quản lý của họ ba lần: một lần là khi chúng tôi yêu cầu họ bắt đàu đào tạo ai đó lần đầu, lần thứ 2 là sau khi họ đào tạo thêm một học phần đào tạo bổ sung và lần cuối là khi họ nhìn lại từ lúc bắt đầu huấn luyện đến khi kết thúc.

Sau đào tạo, các nhà quản lý đã giảm điểm tự đánh giá ban đầu của họ 28,8%, từ “hơi tốt” thành “hơi tệ.” Sự thay đổi này được chứng thực bởi những đồng nghiệp quản lý, những người giảm đánh giá của họ 18,4% từ “hơi tốt" đến “không tốt cũng không tệ” khi nhìn lại sự quan sát ban đầu về những người khác. Nói cách khác, nếu các nhà quản lý có nhiều kiến thức và đào tạo, họ có thể đánh giá bản thân tốt hơn. Các tổ chức cần phân bổ thời gian cho các nhà quản lý để phản ánh các kỹ năng và xem xét về những gì mà họ làm. Điều gì đang thể hiện tốt và điểm gì cần cải thiện?

Nghiên cứu của chúng tôi cũng đề cao ý tưởng nhận phản hồi từ những chuyên gia huấn luyện để cải thiện. Rủi ro khi chỉ để cho những non-experts tham gia hỗ trợ đó là việc củng cố và bình thường hóa những hành vi không tốt cho các lãnh đạo. Đặc biệt, những chuyên gia đào tạo có thể đưa ra phản hồi chính xác về các kỹ năng huấn luyện đã được ứng dụng tốt như thế nào hoặc các cơ hội ứng dụng kĩ năng huấn luyện nào đã bị bỏ lỡ.

Việc giám sát này có thể là hình thức huấn luyện đồng đẳng thường xuyên, trong đó các nhà quản lý trong một tổ chức cùng nhau thực hành huấn luyện, thảo luận những vấn đề và giải pháp chung mà họ gặp trong quá trình huấn luyện những người khác, và tất cả ở dưới giám sát của những chuyên gia đào tạo. Ở đây những nhà quản lý có hai lợi thế: Thứ nhất, họ có thể thực hành huấn luyện trong một môi trường an toàn. Thứ hai, các huấn luyện viên có thể thảo luận những thách thức họ đã trải nghiệm và làm thế nào để vượt qua chúng.

Điều tóm lại bạn cần nhớ, đó là huấn luyện là một kỹ năng cần phải rèn luyện và mài giũa theo thời gian. May mắn thay, ngay cả một lượng nhỏ sự rèn luyện cũng có thể giúp đỡ bạn. Việc thiếu sự luyện tập khiến các nhà quản lý luôn ở trong trạng thái không sẵn sàng, nó cũng có thể ảnh hưởng đến chính sách của các nhà quản lý khi áp dụng cho đội ngũ. Điều này có thể dẫn đến lãng phí thời gian, tiền bạc và năng lượng.

Theo Julia Milner and Trenton Milner - HBR

 

MVV Academy cung cấp khoá học Coaching MasterClass vào tháng 9/2019 dành cho các cấp quản lý quan tâm đến kỹ năng huấn luyện đội ngũ của quản lý và quản lý cấp trung