Kỹ năng trao quyền hiệu quả – Học viện Doanh nhân MVV Academy

Kỹ năng trao quyền hiệu quả

Nov 17, 2020

Xin chào các bạn. Tôi là Bùi Việt Hà – Giảng viên của học viện doanh nhân MVV. Rất vui được gặp lại các bạn ngày hôm nay. Gần đây tôi có một gặp một vị nữ lãnh đạo và cô ấy đã hỏi tôi như thế này:"Tôi rất muốn hướng dẫn để các leader làm việc cùng tôi có thể thực hiện việc trao quyền một cách tốt nhất, nhưng tôi lại không biết phải làm việc đó như thế nào?" Nếu gặp câu hỏi như vậy, các bạn sẽ trả lời thế nào?

Khi đó, trước tiên tôi đã hỏi vị nữ lãnh đạo này rằng cô ấy hiểu thế nào về ý nghĩa của từ trao quyền (empowerment)? Cô ấy đã trả lời rằng: “Đó là việc trao quyền hạn và trách nhiệm cho một người để tạo cơ hội cho người đó nâng cao năng lực trong quá trình làm việc, đồng thời tạo ra không gian để thực hiện các công việc mang tính sáng tạo và định hướng cho tương lai”. Còn các bạn hiểu như thế nào về việc trao quyền và đang thực hiện trao quyền cho các leader của mình ở mức độ nào? Hôm nay, trong video “Kỹ năng trao quyền hiệu quả” tôi sẽ giới thiệu đến các bạn 3 giải pháp để có thể thực hiện tốt việc trao quyền và ủy quyền cho nhân viên của mình.



Thứ nhất, đó là "Hãy suy nghĩ cho tương lai". Liệu các bạn có nắm rõ nhiệm vụ và tầm nhìn của công ty hoặc tổ chức nơi bạn đang làm việc hay không? So với hình mẫu nhân viên lý tưởng mà công ty cần để đạt được các mục tiêu công việc, bạn nghĩ rằng mình đã chuẩn bị sẵn sàng tới mức nào? Các bạn hãy thử tìm câu trả lời cho từng câu hỏi sau đây: Câu hỏi đầu tiên là "Nhiệm vụ và tầm nhìn của tổ chức nơi mình đang làm việc là gì?", câu hỏi thứ hai là "Mình đang thực hiện vai trò gì, và cần phải đóng góp gì cho tổ chức đó?", câu hỏi thứ ba là "Trong mắt nhân viên cấp dưới, điểm số về khả năng lãnh đạo, đặc biệt là về việc trao quyền của mình đạt bao nhiêu điểm?", và cuối cùng là "Từ bây giờ mình cần thay đổi như thế nào?"

Khi tìm câu trả lời cho những câu hỏi trên, bạn sẽ phát hiện ra những điều mình đang bỏ lỡ và có rất nhiều lý do dẫn tới điều này. Vì bạn có quá nhiều công việc để xử lý, không có thời gian rảnh rỗi, và cấp dưới thì chưa chuẩn bị sẵn sàng. Một người leader có tầm nhìn hướng tới tương lai và muốn tạo ra thành quả thì bắt buộc phải thực hiện trao quyền. Bởi vì họ cần phải chuẩn bị cho tương lai, cần phải tạo động lực không chỉ cho bản thân mà cho cả các thành viên khác nữa. Các bạn hãy tự đánh giá xem mình đang đạt điểm số bao nhiêu về thực hiện trao quyền, và hãy tập trung vào việc chuẩn bị những điều kiện cho một tương lai tốt đẹp hơn. Xét về khía cạnh vật lý, phải còn chỗ trống thì mới có thể lấp đầy thêm bằng những thứ khác. Một người leader bận rộn như chú sóc mải miết chạy trong bánh xe, không còn tâm trí cho những việc khác thì chắc chắn khó có đủ thời gian để lên kế hoạch cho tương lai. Tôi hy vọng các bạn sẽ được biết tới là "một nhà lãnh đạo tài ba", người thực hiện tốt cả hai vai trò chuẩn bị cho tương lai và bồi dưỡng nhân lực đủ khả năng sát cánh cùng phát triển công ty.

Việc thứ hai cần làm để trao quyền cho nhân viên đó là "Hãy tin tưởng vào bản thân và nhân viên của mình". Vài ngày trước, khi có dịp diện kiến một vị lãnh đạo cao cấp rất bận rộn, tôi đã đặt câu hỏi cho ngài ấy thế này: "Nếu đề nghị ngài so sánh cuộc sống hiện tại của mình với một sự vật, ngài sẽ nghĩ đến điều gì đầu tiên?" Ngài ấy suy nghĩ một lúc và trả lời rằng: "Tôi giống như một chú chuột, dù đã có nhiều thức ăn nhưng vẫn không thỏa mãn và tiếp tục tha mồi về hang". Tôi nghe thế liền tiếp tục hỏi: "Vậy theo ngài, trở thành loài động vật nào thì có thể an nhàn và được sống đúng nghĩa hơn?". Ngài ấy đáp lại: "Tôi muốn làm một chú voi to lớn được dạo bước thanh nhàn”. Tôi lại hỏi ngày ấy cần phải có những thay đổi như thế nào trong hành động để được như vậy. Ngài ấy trả lời tôi rằng đáng lẽ ngài cần phải giao bớt công việc cho nhân viên, nhưng vì không tin tưởng nhân viên cấp dưới nên luôn phải kiểm tra và xử lý mọi việc từ đầu đến cuối. Và ngài nghĩ mình đang dành quá nhiều thời gian cho những công việc mà thực tế công việc đó nhân viên của ngài ấy đáng lẽ ra là phải làm được . Khi hỏi về lý do tại sao không thể giao việc cho các leader, vị lãnh đạo này đã trả lời như thế này: "Năng lực của cấp dưới còn thiếu. Tôi phải trực tiếp giải quyết thì công việc mới được xử lý nhanh. Và cấp dưới đều rất bận nên tôi cảm thấy áy náy khi giao thêm việc cho họ. Đôi khi, tôi cảm thấy không vui vì có cảm giác như phạm vi công việc của mình bị thu hẹp. Tôi muốn trao quyền nhưng không biết phải làm thế nào." Các bạn có thấy mình cũng có những suy nghĩ như vậy khi muốn giao quyền cho nhân viên của mình không?

Rất nhiều lãnh đạo có mong muốn bất cứ công việc dù lớn hay nhỏ đều phải nằm trong tầm kiểm soát của mình thì mới có thể an tâm. Nhưng sau một khoảng thời gian ôm đồm quá nhiều việc họ cảm thấy đó là khoảng thời gian áp lực vì dồn nén quá nhiều cảm xúc. Họ luôn cảm thấy bất an, lo lắng về việc các nhân viên giỏi hơn mình sẽ lật đổ và thay thế vị trí của mình, hay tự mãn rằng công việc chỉ hoàn hảo nếu qua tay mình xử lý. Họ nghĩ vai trò của mình sẽ giảm đi nếu giao việc cho cấp dưới. Rồi sau đó họ nhận ra lẽ ra bản thân họ có thể ngày một giỏi hơn nếu có thời gian đầu tư trao dồi đúng hướng. Thay vì đểbản thân ngập trong công việc vì không thể chia sẻ công việc với nhân viên cấp dưới của mình. Các bạn thì sao? Khởi đầu của trao quyền là việc tin tưởng vào lòng tự trọng của một nhân viên, tin tưởng rằng họ có đủ năng lực để có thể tạo ra thành quả. Bạn hãy đặt lòng tin vào những nhân viên của mình như vậy sẽ dễ dàng hình thành cơ chế trao quyền một cách hiệu quả. Với nền tảng là sự tin tưởng và dẫn dắt nhân viên cấp dưới bạn sẽ huấn luyện được những nhân viên làm việc năng nổ và trung thành cho công ty của mình.

"Hãy tìm đáp án từ nhân viên của bạn" là giải pháp thứ ba mà bạn cần áp dụng để trao quyền cho nhân viên. Chúng ta thường nghĩ mình biết mọi đáp án vì mình là lãnh đạo. Sau đây tôi sẽ kể một câu chuyện về sự hồi phục của một nhà hàng ăn uống ở đảo Jeju, Hàn Quốc. Khi đó nhà hàng này đang đang bị đối thủ cạnh tranh vượt trước khá xa và lợi nhuận ngày càng giảm sút. Nhà hàng đã triển khai nhiều chương trình khuyến mãi đa dạng nhưng hiệu quả thu được không đáng kể. Với chút hy vọng cuối cùng, giám đốc kinh doanh đã hỏi quản lý của mình rằng: "Anh nghĩ nên làm gì vào lúc này?" Người quản lý trả lời rằng: "Tôi nghĩ nên treo lá quốc kỳ thật lớn để mọi người biết đây là thương hiệu địa phương, sau đó sẽ thực hiện tiếp thị bằng cách phát tờ rơi cho khách du lịch”. Mặc dù mới nghe lần đầu tiên nhưng đây cũng là một lựa chọn khá thuyết phục. Khi đó giám đốc đã quyết định giao phó tất cả cho người quản lý và nói: "Hãy thử làm theo cách của anh. Chúng ta cùng thử lại một lần cuối cùng xem sao." Và sau đó thì sao? Chỉ trong vòng 3 tháng, số lượng khách hàng đã tăng lên nhanh chóng, nhà hàng bắt đầu có những kết quả vượt xa đối thủ cạnh tranh. Mức độ yêu thích nhà hàng cũng dần tăng lên. Cho đến giờ, nhà hàng đó vẫn giữ vững vị trí của mình là một nhà hàng kinh doanh phát đạt. Nếu thời điểm đó không trao quyền quyết định cho quản lý nhà hàng, người nắm rõ nhất tình hình kinh doanh thì có lẽ kết quả đã khác đi. Vì có lẽ công ty đã không thể hiểu rõ đặc trưng của người dân đảo Jeju và chỉ có thể thực hiện một vài chiến lược tiếp thị trong vô vọng mà thôi.

Có lẽ vì kinh nghiệm đó mà về sau, giám đốc kinh doanh của công ty nhưng lại có ít kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ ăn uống so với các quản lý đã dần hình thành thói quen hỏi ý kiến các quản lý làm việc tại địa bàn thực tế về những giải pháp khôn ngoan để giải quyết các vấn đề còn tồn đọng. Nhờ câu hỏi của giám đốc mà các vị này đã có cơ hội thể hiện ra những kiến thức tuyệt vời ẩn sâu trong tâm hồn của họ. Sự cạnh tranh cũng là yếu tố làm nên thành công. Càng được nắm giữ quyền xử lý công việc, các quản lý sẽ càng tự tin và phát huy được hết ý thức tự lực của bản thân. Nhờ đó tạo ra bầu không khí hứng khởi trong môi trường làm việc của tổ chức. Gần đây, có khi nào bạn tìm được giải pháp xử lý vấn đề hiệu quả từ nhân viên cấp dưới chưa? Nếu câu trả lời là không thì bạn hãy thử nghĩ lại thật kỹ xem trong nhóm của mình, liệu đã có thành viên nào nổi bật trong phong cách làm việc và giải quyết vấn đề không? Sau đó hãy thử trao đổi các vấn đề của nhóm đang gặp phải với họ. Biết đâu đấy họ lại là người có những cách giải quyết vấn đề vô cùng sáng tạo và thú vị thì sao?

Như vậy chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu về “kỹ năng trao quyền hiệu quả”. Để thành công khi trao quyền, nhà lãnh đạo cần thực hiện như sau: Trước tiên, “Hãy suy nghĩ cho tương lai”. Thứ hai, “Hãy đặt lòng tin vào bản thân và nhân viên. Thứ ba, “Hãy tìm đáp án từ nhân viên”.

Hy vọng sau bài học này các bạn sẽ đạt được những kết quả như mong muốn khi trao quyền cho nhân viên của mình. Xin cảm ơn các bạn đã theo dõi. Hẹn gặp lại các bạn trong những nội dung thú vị và bổ ích tiếp theo nhé!