Chuyển đổi số trước hay kiến trúc tổ chức trước: một quyết định sai có thể khiến chuyển đổi thất bại

Trong vài năm gần đây, chuyển đổi số đã trở thành một trong những chương trình đầu tư lớn nhất của nhiều doanh nghiệp. Các hệ thống quản trị mới, nền tảng dữ liệu, công nghệ trí tuệ nhân tạo và các giải pháp tự động hóa được triển khai với kỳ vọng cải thiện hiệu suất vận hành và tạo ra lợi thế cạnh tranh mới.

Tuy nhiên, kết quả thực tế của nhiều chương trình chuyển đổi lại không đạt được kỳ vọng ban đầu. Không ít dự án tiêu tốn nguồn lực lớn nhưng sau một thời gian vẫn chưa tạo ra thay đổi rõ ràng trong cách doanh nghiệp vận hành.

Nguyên nhân thường không nằm ở công nghệ.

Vấn đề xuất hiện từ một quyết định chiến lược được đưa ra ngay từ đầu: triển khai công nghệ trước khi thiết kế lại kiến trúc tổ chức và hệ thống ra quyết định.

Công nghệ có khả năng cải thiện hiệu suất của một hệ thống vận hành. Tuy nhiên, khi hệ thống đó chưa được thiết kế rõ ràng, việc áp dụng công nghệ thường làm tăng mức độ phức tạp thay vì tạo ra hiệu quả.

Trong nhiều doanh nghiệp, cấu trúc tổ chức phát triển theo quá trình mở rộng tự nhiên. Các phòng ban được hình thành theo từng giai đoạn, quyền ra quyết định được phân bổ theo thói quen quản lý và quy trình vận hành thay đổi theo thời gian. Khi nhìn vào tổng thể, hệ thống này có thể hoạt động được nhưng không phải lúc nào cũng rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và luồng thông tin.

Nếu công nghệ được đưa vào một cấu trúc như vậy, công nghệ chỉ giúp số hóa những quy trình vốn đã thiếu nhất quán.

Hệ thống mới có thể tự động hóa các bước vận hành, nhưng nó vẫn dựa trên các quyết định và quy trình chưa được thiết kế rõ ràng. Khi đó, doanh nghiệp thường phải đối mặt với một hiện tượng quen thuộc: công nghệ ngày càng nhiều nhưng hiệu suất tổ chức không cải thiện đáng kể.

Một ví dụ thường gặp là việc triển khai các hệ thống quản trị dữ liệu hoặc hệ thống quản lý khách hàng. Công nghệ có thể được thiết lập đầy đủ, nhưng nếu các bộ phận trong doanh nghiệp vẫn vận hành theo những cách khác nhau, dữ liệu được nhập vào hệ thống sẽ thiếu nhất quán. Sau một thời gian, hệ thống trở nên phức tạp và khó sử dụng.

Tình huống này phản ánh một vấn đề sâu hơn trong thiết kế doanh nghiệp: công nghệ đang được áp lên một hệ thống vận hành chưa được chuẩn hóa.

Trong các chương trình chuyển đổi thành công, quá trình thường bắt đầu từ việc làm rõ cấu trúc tổ chức và logic ra quyết định. Doanh nghiệp xác định rõ vai trò của từng bộ phận, cách các chức năng phối hợp với nhau và cách thông tin được luân chuyển trong hệ thống.

Sau khi cấu trúc vận hành được thiết kế lại, công nghệ mới được lựa chọn để hỗ trợ hệ thống đó.

Cách tiếp cận này giúp công nghệ trở thành công cụ tăng hiệu suất thay vì một lớp phức tạp mới trong tổ chức.

Đối với hội đồng quản trị và nhà đầu tư, câu hỏi quan trọng trước khi triển khai các chương trình chuyển đổi không nằm ở việc lựa chọn công nghệ nào. Vấn đề cần được xem xét là kiến trúc tổ chức của doanh nghiệp đã đủ rõ ràng để công nghệ có thể phát huy hiệu quả hay chưa.

Quá trình đánh giá này thường bao gồm việc xem xét hệ thống quyền ra quyết định, cấu trúc quản trị và cách các chức năng vận hành phối hợp với nhau trong toàn doanh nghiệp.

Trong nhiều trường hợp, việc thiết kế lại các nguyên tắc quản trị và kiểm soát vận hành cần diễn ra trước khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn triển khai công nghệ quy mô lớn.

Những dịch vụ như thiết kế khung quản trị và kiểm soát tổ chức thường đóng vai trò quan trọng trong giai đoạn này. Khi hệ thống vận hành được thiết kế rõ ràng, công nghệ có thể được triển khai theo cách giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả thực sự từ quá trình chuyển đổi.